Den Mängelmelder einschalten und einrichten
Ihr Ziel
Bürgerinnen und Bürger sollen Mängel melden können, und jede Meldung soll bei der zuständigen Stelle landen.
„Konfiguration“ öffnen
Das brauchen Sie
- Den Schalter „Mängelmelder“ ändern nur Administratoren. Alle weiteren Schritte gehen auch als Mängel-Administrator.
So geht’s
- Öffnen Sie im Mängelmelder „Konfiguration“, Reiter „Funktionen“, und schalten Sie „Mängelmelder“ ein.
- Legen Sie unter „Team“ die Sachbearbeiter an. Fassen Sie sie unter „Sachbearbeitergruppen“ zusammen, jede Gruppe mit einer „Standard-E-Mail“.
- Legen Sie unter „Kategorien“ die Kategorien an, jede mit einem „Standard-Sachbearbeiter“.
- Legen Sie unter „Status“ die Bearbeitungsstände an und bringen Sie sie per Drag & Drop in Reihenfolge.
- Legen Sie unter „Eingangskanäle“ die Kanäle an und markieren Sie einen als „Standardkanal“.
- Stellen Sie im Reiter „Funktionen“ die übrigen Schalter ein.
Die Entscheidungen
- Sofort öffentlich oder erst nach Prüfung?
- „Administrator-Freigabe“: Neue Meldungen sind erst öffentlich, wenn sie freigegeben sind.
- Wer sieht welche Meldungen?
- Ohne „Pflicht-Zuweisung an Sachbearbeiter“ sieht und bearbeitet jeder Sachbearbeiter alle Meldungen. Mit dem Schalter nur die eigenen, „Sichtbarkeit für Sachbearbeitende/-gruppen“ lässt sie zusätzlich alle lesen. Festlegen, wer welche Meldungen sieht
- Wer ist zuständig?
- Nach Ort unter „Gebiete“, nach Thema bei Kategorie und Unterkategorie. Eine neue Meldung geht zuerst an die Zuständigkeit des Gebiets, dann der Unterkategorie, dann der Kategorie. Zuständigkeiten festlegen
- Was bietet das Meldeformular?
- „Titelbild-Upload“, „Zusätzliche Dokumente“, „Externes Video einbinden“ und „Karte anzeigen“. Mit „Standort auf Karte erforderlich“ wird der Standort zur Pflicht. Meldeformular und Übersicht gestalten
- Soll die KI die Kategorie wählen?
- „KI-Kategorisierung im Meldeformular“: Die KI ordnet Kategorie und Unterkategorie selbst zu, die Kategoriefelder entfallen im Formular. Das wirkt nur, wenn KI auf Ihrer Plattform verfügbar ist. KI im Mängelmelder nutzen
Danach
- Nehmen Sie den Mängelmelder als Systemseite in die Navigation auf. Startseite und Navigation gestalten
- Mit „Melde-Schaltfläche auf der Startseite“ im Reiter „Funktionen“ erscheint im Kopf der Startseite ein Knopf zum Meldeformular.
- Legen Sie Antwortvorlagen an und passen Sie die E-Mails an.
Stolpersteine
Sachbearbeiter können nur Personen werden, die bereits ein Konto haben. Suchen Sie sie unter „Team“ mit der vollständigen Mailadresse. Eine Einladung per Mail gibt es hier nicht.
Der oberste Status ist der Status jeder neuen Meldung. Kategorien, Unterkategorien, Status und Eingangskanäle, denen noch Meldungen zugeordnet sind, lassen sich nicht löschen.