E-Mails des Mängelmelders anpassen
Ihr Ziel
Die automatischen E-Mails an Meldende und an die Verwaltung sollen in Ihren Worten und mit Ihrem Absender hinausgehen.
„System-E-Mails“ öffnen
Das brauchen Sie
- Sie sind Administrator oder Mängel-Administrator.
So geht’s
- Öffnen Sie im Mängelmelder „System-E-Mails“, Reiter „Einstellungen“.
- Prüfen Sie die „Absenderadresse für Mängelmelder-E-Mails“ und tragen Sie eine gemeinsame Fußzeile ein.
- Wechseln Sie zum Reiter „Vorlagen“ und klappen Sie eine E-Mail auf. „Auslöser“ und „Empfänger“ sagen, wann und an wen sie geht.
- Tragen Sie „Betreff“ und „Inhalt“ ein. Platzhalter wie
{{ deficiency_report_url }}übernehmen Sie aus „Verfügbare Variablen“. - Klicken Sie auf „Speichern“. Die E-Mail trägt jetzt die Markierung „Angepasst“.
- Klicken Sie auf „Test-E-Mail an mich senden“ und prüfen Sie das Ergebnis in Ihrem Postfach.
Die Entscheidungen
- Welche E-Mails zuerst?
- Die drei an Bürgerinnen und Bürger: „Eingangsbestätigung einer Mangelmeldung“, „Statusänderung einer Mangelmeldung“ und „Feedback-Anfrage zur Mangelmeldung“. Sie sprechen öffentlich für Ihre Verwaltung.
- Statustext in der Vorlage oder am Status?
- Den Text je Status tragen Sie unter „Status“ im „E-Mail-Benachrichtigungstext“ ein. In der Vorlage „Statusänderung einer Mangelmeldung“ holen Sie ihn mit
{{ status_notice_text }}, den Namen des Status mit{{ status_name }}. - Fußzeile oder Gruß in jeder Vorlage?
- Die Fußzeile gilt für alle E-Mails des Mängelmelders. Ist sie ausgefüllt, entfällt die Grußformel der Standardtexte.
Stolpersteine
Ein eigener Inhalt ersetzt die Standard-Vorlage vollständig. Links zur Meldung kommen nur über die Variablen hinein, etwa
{{ deficiency_report_url }}.
Die Absenderadresse ändern nur Administratoren. Als Mängel-Administrator sehen Sie das Feld, können es aber nicht bearbeiten.
Eine leere Vorlage behält den Standardtext. Löschen Sie Betreff und Inhalt, um zum Standard zurückzukehren.