Ich richte den Mängelmelder ein
Sie richten den Mängelmelder ein: Team, Kategorien, Zuständigkeiten, Status, Eingangskanäle und Texte. Danach behalten Sie mit der Statistik im Blick, wie die Meldungen bearbeitet werden.
Wer hat diese Rolle?
- Administratoren Sehen im Mängelmelder alle Menüpunkte. Nur sie schalten den Mängelmelder ein und ändern die Absenderadresse der E-Mails.
- Mängel-Administratoren Die Rolle wird vom Administrator vergeben. Sie sehen alle Menüpunkte und ändern alles außer diesen beiden Punkten.
- Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“ Den Schalter setzen Sie unter „Team“. Sie sehen alle Menüpunkte außer „System-E-Mails“. In der „Konfiguration“ ändern sie nur das „Bestätigungs-Popup“.
Wie die Meldungen danach bearbeitet werden, beschreibt die Rolle Sachbearbeitung im Mängelmelder.
Einrichten
Den Mängelmelder einschalten und einrichtenBürgerinnen und Bürger sollen Mängel melden können, und jede Meldung soll bei der zuständigen Stelle landen.
Kategorien und Unterkategorien anlegenBürgerinnen und Bürger sollen ihr Anliegen einem Thema zuordnen, und jedes Thema soll bei der richtigen Stelle landen.
Status und Erinnerungen einstellenSie wollen die Bearbeitungsstände festlegen, die Meldenden bei jedem Wechsel informieren und liegengebliebene Meldungen anmahnen lassen.
Eingangskanäle festlegenSie wollen festhalten, ob ein Anliegen über die Plattform, per Telefon, per E-Mail oder persönlich eingegangen ist.
Antwortvorlagen anlegenWiederkehrende Fälle sollen schnell und einheitlich beantwortet werden.
E-Mails des Mängelmelders anpassenDie automatischen E-Mails an Meldende und an die Verwaltung sollen in Ihren Worten und mit Ihrem Absender hinausgehen.
Meldeformular und Übersicht gestaltenDas öffentliche Meldeformular soll genau das abfragen, was Ihre Verwaltung braucht, und Ihre Bezeichnungen tragen.
KI im Mängelmelder nutzenNeue Meldungen sollen automatisch in der richtigen Kategorie landen, und Meldende sollen per Sprachassistent melden können.
Team und Zuständigkeiten
Sachbearbeiter und Gruppen anlegenSie wollen festlegen, wer Mängelmeldungen bearbeitet, und die Personen zu Ämtern oder Teams zusammenfassen.
Zuständigkeiten nach Thema und Ort festlegenJede neue Meldung soll automatisch bei der zuständigen Person oder Gruppe landen.
Festlegen, wer welche Meldungen siehtSie wollen entscheiden, ob Sachbearbeiter alle Meldungen sehen und ändern oder nur die eigenen, und ob neue Meldungen erst nach Prüfung öffentlich werden.
Auswerten
Die Statistik des Mängelmelders auswertenSie wollen sehen, wie viele Meldungen eingehen, wo sie liegen bleiben und welche Stellen besonders gefragt sind.
Rückmeldungen der Meldenden einholenSie wollen wissen, wie zufrieden die Meldenden mit der Bearbeitung ihres Anliegens waren.