Festlegen, wer welche Meldungen sieht
Ihr Ziel
Sie wollen entscheiden, ob Sachbearbeiter alle Meldungen sehen und ändern oder nur die eigenen, und ob neue Meldungen erst nach Prüfung öffentlich werden.
„Konfiguration“ öffnen
Das brauchen Sie
- Sie sind Administrator oder Mängel-Administrator.
So geht’s
- Öffnen Sie im Mängelmelder „Konfiguration“, Reiter „Funktionen“.
- Entscheiden Sie mit „Pflicht-Zuweisung an Sachbearbeiter“, ob Sachbearbeiter nur ihre eigenen Meldungen bearbeiten.
- Entscheiden Sie mit „Sichtbarkeit für Sachbearbeitende/-gruppen“, ob sie die übrigen trotzdem lesen dürfen.
- Schalten Sie „Nur Sachbearbeitergruppen bei Zuweisung“ ein, wenn Meldungen nur an Gruppen gehen sollen.
- Schalten Sie „Administrator-Freigabe“ ein, wenn neue Meldungen erst nach Prüfung öffentlich werden sollen.
Die Entscheidungen
- Ohne „Pflicht-Zuweisung an Sachbearbeiter“
- Jeder Sachbearbeiter sieht und bearbeitet alle Meldungen.
- Mit „Pflicht-Zuweisung an Sachbearbeiter“
- Sachbearbeiter sehen nur Meldungen, die ihnen oder ihrer Gruppe zugewiesen sind oder die sie beobachten. Ändern dürfen sie nur die zugewiesenen.
- Zusätzlich „Sichtbarkeit für Sachbearbeitende/-gruppen“
- Sachbearbeiter lesen alle Meldungen und schreiben interne Notizen dazu. Ändern dürfen sie weiterhin nur die zugewiesenen. In der Tabelle erhalten sie den Filter „Mir zugewiesen“, „Unter Beobachtung“ und „Alle Anliegen“.
- „Administrator-Freigabe“
- Neue Meldungen sind erst öffentlich, wenn jemand die „Freigabe“ einschaltet. Das tun Administratoren, Mängel-Administratoren und Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“.
Stolpersteine
Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“ sind von der Pflicht-Zuweisung ausgenommen. Sie sehen und ändern immer alle Meldungen.
Mit „Pflicht-Zuweisung an Sachbearbeiter“ weist die Plattform neue Meldungen weiterhin automatisch zu. Findet sie keine Zuständigkeit, sieht kein Sachbearbeiter die Meldung, bis jemand sie zuweist. Das gilt, solange „Sichtbarkeit für Sachbearbeitende/-gruppen“ ausgeschaltet ist.
Die meldende Person sieht ihre Meldung auch vor der Freigabe. Die Eingangsbestätigung sagt ihr, dass die Meldung noch nicht öffentlich ist.