Team und Gruppen

Unter „Team“ legen Sie fest, wer Meldungen bearbeitet. Unter „Sachbearbeitergruppen“ fassen Sie diese Personen zu Ämtern oder Teams zusammen.

Seite „Sachbearbeiter“ im Mängelmelder mit Nutzersuche und der Spalte „Alle verwalten“ — Das Team des Mängelmelders (Namen unkenntlich gemacht)

Beide Menüpunkte sehen Administratoren, Mängel-Administratoren und Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“. Schritt für Schritt: Sachbearbeiter und Gruppen anlegen

„Team“

Die Seite heißt „Sachbearbeiter“ und listet alle Sachbearbeiter mit „Name“, „E-Mail“ und „Alle verwalten“.

„Nutzer suchen“: Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse eines registrierten Kontos ein. Im Treffer klicken Sie auf „Hinzufügen“.
„Alle verwalten“: Der Schalter je Person. Sie sieht dann alle Meldungen und fast alle Menüpunkte, wie ein Mängel-Administrator.
„Löschen“: Nimmt der Person die Rolle Sachbearbeiter. Ihr Benutzerkonto bleibt bestehen.

Einen Nutzernamen oder einen Teil der Adresse findet die Suche nicht, auch wenn der Hinweistext das nahelegt. Eine Einladung per E-Mail gibt es hier nicht.

„Sachbearbeitergruppen“

Mit „Neue Sachbearbeitergruppe“ legen Sie eine Gruppe an.

„Name“: Erscheint in allen Auswahllisten für die Zuständigkeit, zum Beispiel „Tiefbauamt“. Bürgerinnen und Bürger sehen ihn nicht.
„Standard-E-Mail“: Eine gemeinsame Adresse, am besten eine Funktionsadresse wie tiefbau@stadt.de.
„Sachbearbeiter“: Die Mitglieder. Zur Auswahl stehen nur Personen, die schon unter „Team“ stehen.

Wer bekommt die E-Mails einer Gruppe?

Wird der Gruppe eine Meldung zugewiesen, erhält jedes Mitglied eine E-Mail. Hat die Gruppe eine „Standard-E-Mail“, geht zusätzlich eine E-Mail an diese Adresse.
Ist „Nur Sachbearbeitergruppen bei Zuweisung“ eingeschaltet und hat die Gruppe eine „Standard-E-Mail“, geht die Nachricht nur an diese Adresse.
Erinnerungen an überfällige Meldungen gehen an jedes Mitglied, nicht an die „Standard-E-Mail“.

Die Rollen im Vergleich

Sachbearbeiter Bearbeiten Meldungen. Ist „Pflicht-Zuweisung an Sachbearbeiter“ eingeschaltet, nur die ihnen oder ihrer Gruppe zugewiesenen.
Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“ Sehen und ändern alle Meldungen, legen Kategorien, Status und Team an. Statt einzelner Erinnerungen erhalten sie täglich eine Übersicht aller überfälligen Meldungen.
Mängel-Administratoren Die Rolle wird vom Administrator vergeben. Sie erhalten zu jeder neuen Meldung aus dem öffentlichen Formular eine E-Mail.

Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“ öffnen „System-E-Mails“ nicht. Die Schalter und Texte der „Konfiguration“ sehen sie, ändern können sie dort nur das „Bestätigungs-Popup“.