Antwortvorlagen und E-Mails

Antwortvorlagen sind Textbausteine für offizielle Antworten. Unter „System-E-Mails“ passen Sie die automatischen E-Mails des Mängelmelders an.

„Antwortvorlagen“

Diesen Menüpunkt sehen alle Sachbearbeiter, dazu Administratoren und Mängel-Administratoren. Mit „Neue Antwortvorlage“ legen Sie einen Baustein an.

„Titel“: Interne Bezeichnung in der Auswahlliste, zum Beispiel „Standardantwort Straßenschaden“.
„Text“: Wird ins Antwortfeld übernommen, wenn jemand die Vorlage wählt. Nach dem Speichern der Antwort ist er öffentlich.

In einer Meldung erscheint das Feld „Antwortvorlage“ über der offiziellen Antwort, sobald es mindestens eine Vorlage gibt. Schritt für Schritt: Antwortvorlagen anlegen

Eine gewählte Vorlage ersetzt den gesamten Text im Antwortfeld.

„System-E-Mails“

Diesen Menüpunkt sehen nur Administratoren und Mängel-Administratoren. Er hat die Reiter „Vorlagen“ und „Einstellungen“. Schritt für Schritt: E-Mails des Mängelmelders anpassen

Reiter „Vorlagen“

Die E-Mails stehen in zwei Gruppen: „E-Mails an Bürgerinnen und Bürger“ und „E-Mails an die Verwaltung“. Jede E-Mail klappen Sie einzeln auf.

„Auslöser“, „Empfänger“: Wann die E-Mail hinausgeht und an wen.
„Standard-Vorlage“: Der voreingestellte Text, solange Sie nichts ändern.
„Betreff“, „Inhalt“: Ihr eigener Text. Unter „Verfügbare Variablen“ stehen Platzhalter wie {{ deficiency_report_title }}, die beim Versand ersetzt werden.
„Angepasst“, „Test-E-Mail an mich senden“: Nach dem Speichern trägt die E-Mail die Markierung „Angepasst“. Dann schickt „Test-E-Mail an mich senden“ sie an Ihre eigene Adresse, mit den Namen der Platzhalter statt echter Werte.

Eine leere Vorlage behält den Standardtext.

Die E-Mails an Bürgerinnen und Bürger

„Eingangsbestätigung einer Mangelmeldung“: Nach dem Einreichen über das öffentliche Formular. Sie sagt auch, ob die Meldung schon öffentlich ist.
„Statusänderung einer Mangelmeldung“: Bei jedem Statuswechsel, mit dem „E-Mail-Benachrichtigungstext“ des neuen Status.
„Feedback-Anfrage zur Mangelmeldung“: 24 Stunden nach dem Wechsel in einen Status mit „Archivieren“, wenn „Feedback-Formular versenden“ eingeschaltet ist.

Die E-Mails an die Verwaltung

„Neue Mangelmeldung (intern)“: Zu jeder Meldung aus dem öffentlichen Formular, an alle Mängel-Administratoren und an Administratoren mit der Kontoeinstellung „Neue Mangelmeldungen“.
„Mangelmeldung einem Sachbearbeiter zugewiesen“: An die zuständigen Sachbearbeiter, bei der automatischen Zuweisung einer Meldung aus dem öffentlichen Formular und bei jeder Zuweisung von Hand.
„Mangelmeldung an Sachbearbeitergruppe zugewiesen“: An die „Standard-E-Mail“ einer Gruppe, wenn ihr eine Meldung zugewiesen wird.
E-Mail zum Teilen, Betreff „Anliegen mit Ihnen geteilt“: An jede Person, mit der jemand eine Meldung über „Teilen“ teilt.
E-Mail an Beobachtende, Betreff „Änderung an einem beobachteten Anliegen“: An alle, die eine Meldung beobachten, bei neuer Zuweisung, neuem Status, geänderter offizieller Antwort oder neuer interner Notiz. Wer die Änderung selbst vorgenommen hat, erhält sie nicht.
„Überfällige Mangelmeldungen“ und Übersicht, Betreff „Übersicht überfälliger Anliegen“: Die Erinnerungen, beschrieben unter Status und Erinnerungen.
„Nicht zugewiesene Mangelmeldungen“: Siehe ebenfalls Status und Erinnerungen.

Legt jemand eine Meldung im Verwaltungsbereich über „Neue Meldung“ an, geht keine dieser E-Mails hinaus, auch nicht an die automatisch Zuständigen.

Reiter „Einstellungen“

„Absenderadresse für Mängelmelder-E-Mails“: Absender aller E-Mails des Mängelmelders. Bürgerinnen und Bürger sehen sie als Kontaktadresse. Diese Adresse ändern nur Administratoren.
Fußzeile: Ein gemeinsamer Abschluss für alle E-Mails des Mängelmelders. Ist sie ausgefüllt, entfällt die Grußformel der Standardtexte.