Status und Erinnerungen
Status sind die Bearbeitungsstände einer Meldung, zum Beispiel „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“. An jedem Status hängen die E-Mail an die meldende Person, die Erinnerungsfrist und das Archivieren.
Den Menüpunkt „Status“ sehen Administratoren, Mängel-Administratoren und Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“. Schritt für Schritt: Status und Erinnerungen einstellen
„Status“
Die Tabelle zeigt „Titel“, „Farbe“, „Symbol“, „Erinnerung (Tage)“ und „Archivieren“. Mit „Neuer Status“ legen Sie einen an.
- Reihenfolge
- Per Drag & Drop. Der oberste Status ist der Status jeder neuen Meldung.
- „Titel“
- Bürgerinnen und Bürger sehen ihn an der Meldung, formulieren Sie ihn allgemein verständlich.
- „Erläuterung“, „Farbe“, „Symbol“
- Beschreiben und kennzeichnen den Status.
- „Erinnerung (Tage)“
- Nach wie vielen Tagen in diesem Status die zuständigen Sachbearbeiter erinnert werden. Leer: keine Erinnerung.
- „Archivieren“
- Macht den Status zum Endstatus, etwa „Erledigt“ oder „Abgelehnt“. Mehr dazu unten.
- „E-Mail-Benachrichtigungstext“
- Dieser Text steht in der E-Mail an die meldende Person, wenn ihre Meldung in diesen Status wechselt.
Jeder Statuswechsel schickt der meldenden Person eine E-Mail, auch wenn kein „E-Mail-Benachrichtigungstext“ eingetragen ist. Die Standard-E-Mail sagt dann nur, dass sich der Status geändert hat, und verlinkt die Meldung.
Der Wert 0 unter „Erinnerung (Tage)“ schaltet die Erinnerung nicht ab. Meldungen in diesem Status gelten schon am Tag der Zuweisung oder des Statuswechsels als überfällig. Lassen Sie das Feld leer, wenn es keine Erinnerung geben soll.
Endstatus mit „Archivieren“
- Die Meldung gilt als geschlossen. Die Kennzahl „Geschlossen“ auf „Home“ zählt sie, „Offen“ zählt alle übrigen.
- Sieben Tage nach dem Statuswechsel archiviert die Plattform sie nachts automatisch. Sie verschwindet dann aus der Standardansicht der Tabelle und der öffentlichen Übersicht.
- Ist „Feedback-Formular versenden“ eingeschaltet, erhält die meldende Person 24 Stunden nach dem Statuswechsel eine E-Mail mit dem Link zum Feedback-Formular.
- Für Meldungen in diesem Status gibt es keine Erinnerungen mehr.
Erinnerungen
Jeden Morgen prüft die Plattform alle zugewiesenen Meldungen. Erinnert wird nur, wenn der Status eine „Erinnerung (Tage)“ hat, kein Endstatus ist und die Meldung noch keine offizielle Antwort hat.
- Ab wann gezählt wird
- Ab der letzten Zuweisung oder dem letzten Statuswechsel, je nachdem, was später war. Ein neuer Status oder eine neue Zuweisung setzt die Frist also neu.
- Persönliche Erinnerung
- Am Tag, an dem die Frist erreicht ist, erhalten die zuständigen Sachbearbeiter einmal die E-Mail „Mangel wurde noch nicht bearbeitet“. Bei einer Gruppe erhält sie jedes Mitglied.
- Übersicht für „Alle verwalten“
- Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“ erhalten stattdessen jeden Morgen die „Übersicht überfälliger Anliegen“. Sie listet alle überfälligen Meldungen, heute neu hinzugekommene sind mit „NEU“ markiert. Sie kommt, solange es überfällige Meldungen gibt.
Eine offizielle Antwort beendet die Erinnerungen, auch wenn der Status gleich bleibt.
Erinnerung an fehlende Zuweisung
Die E-Mail „Nicht zugewiesene Mangelmeldungen“ erfasst nur Meldungen, denen die Zuständigkeit wieder entzogen wurde. Sie geht 14 Tage nach diesem Entzug hinaus. Meldungen, die nie jemandem zugewiesen waren, lösen sie nicht aus.
Behalten Sie Meldungen ohne Zuständigkeit deshalb selbst im Blick. Die Kennzahl „Nicht zugewiesen“ unter „Statistiken“ zeigt ihre Zahl. In der Tabelle auf „Home“ ist bei ihnen die Spalte „Sachbearbeiter“ leer.
Gut zu wissen
- Status, denen noch Meldungen zugeordnet sind, lassen sich nicht löschen.
- Die Texte aller E-Mails passen Sie unter System-E-Mails an.