Laufender Betrieb

Die tägliche Arbeit mit Meldungen: finden, freigeben, zuweisen, beantworten, abschließen und exportieren.

Neue Meldungen

Zu jeder Meldung aus dem öffentlichen Formular gehen diese E-Mails hinaus:

• an alle Mängel-Administratoren und an Administratoren mit der Kontoeinstellung „Neue Mangelmeldungen“,
• an die automatisch zugewiesene Person oder Gruppe, wie unter Team und Gruppen beschrieben,
• an die meldende Person als Eingangsbestätigung.

Meldungen, die jemand im Verwaltungsbereich über „Neue Meldung“ anlegt, lösen keine dieser E-Mails aus. Die automatische Zuweisung findet trotzdem statt.

Meldungen finden

Die Tabelle auf „Home“ zeigt anfangs die aktiven, nicht herausmoderierten Meldungen. Über „Spalten“ blenden Sie weitere Spalten ein, etwa „Autor“, „Adresse“, „Bezirk“ oder „Kategorie“.

Suchen

In den Spaltenköpfen „ID“, „Titel“, „Autor“, „Im Auftrag von“ und „Adresse“. Die Suche im „Titel“ durchsucht auch die Beschreibung.

Filtern

Nach „Status“, „Kategorie“, „Unterkategorie“, „Bezirk“, „Sachbearbeiter“, „Eingangskanal“, „Archiv“ und „Herausmoderiert“. Die Datumsspalten filtern Sie nach Zeitraum.

Sortieren

Nach „ID“, „Erstellungsdatum“, „Änderungsdatum“ und „Statusänderung“.

„Beobachtung“

Die Glocke je Zeile schaltet das Beobachten ein und aus. Ist „Sichtbarkeit für Sachbearbeitende/-gruppen“ eingeschaltet, haben Sachbearbeiter hier den Filter „Mir zugewiesen“, „Unter Beobachtung“ und „Alle Anliegen“, voreingestellt ist „Mir zugewiesen“.

Schritt für Schritt: Meldungen finden, filtern und exportieren

Die Detailseite einer Meldung

Sie hat die Reiter „Verwalten“, „Änderungslog“ und, sobald eine Rückmeldung vorliegt, „Feedback“. Oben stehen „Website“, „Beobachten“, „Teilen“, „Bearbeiten“ und „PDF“.

Darunter folgen vier Abschnitte:

• „Interne Notizen“ Rückfragen und Absprachen, sichtbar nur im Verwaltungsbereich. Interne Notizen nutzen
• „Meldung“ Titel, Beschreibung, Bild, Karte und Angaben wie „Autor“, „Adresse“, „Eingangskanal“ und „Kategorie“.
• „Verwaltung“ „Status“, „Sachbearbeiter“ und, mit „Administrator-Freigabe“, die „Freigabe“. Eine Mängelmeldung bearbeiten
• „Offizielle Antwort“ Die öffentliche Antwort mit „Dokumente zur Antwort“. Eine Mängelmeldung beantworten

Freigeben

Ist „Administrator-Freigabe“ aktiv, schalten Sie im Abschnitt „Verwaltung“ die „Freigabe“ ein. Erst dann ist die Meldung öffentlich. Die Spalte „Sichtbarkeit“ der Tabelle zeigt den Stand und schaltet ihn ebenfalls.

Zuweisen

Wählen Sie unter „Sachbearbeiter“ eine Person oder Gruppe und speichern Sie. Die neu Zuständigen erhalten eine E-Mail.

Status ändern

Wählen Sie unter „Status“ den neuen Bearbeitungsstand und speichern Sie. Die meldende Person erhält bei jedem Wechsel eine E-Mail.

„Bearbeiten“

Ändert den Inhalt der Meldung, etwa Titel, Beschreibung, Bild, Kategorie und Standort. Die Zuständigkeit bleibt dabei unverändert, auch wenn Sie die Kategorie wechseln.

„Beobachten“

Sie erhalten E-Mails, wenn sich an der Meldung etwas ändert: Zuweisung, Status, offizielle Antwort oder eine neue interne Notiz.

„Teilen“

Sie wählen Sachbearbeitende oder Sachbearbeitergruppen aus. Diese erhalten eine E-Mail, beobachten die Meldung ab dann und können sie lesen. Eine Meldung teilen und beobachten

„Änderungslog“

Zeigt, wer wann Titel, Beschreibung, Status, Kategorie, Unterkategorie, Zuständigkeit, Freigabe oder offizielle Antwort geändert hat.

Für andere erfassen

Anliegen, die per Telefon, E-Mail oder persönlich eingehen, erfassen Sie selbst. Das geht für Administratoren, Mängel-Administratoren und Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“.

Abschließen und archivieren

Ein Status mit „Archivieren“ schließt die Meldung ab. Sieben Tage später wird sie archiviert, 24 Stunden danach kommt auf Wunsch der Link zum Feedback-Formular. Einzelheiten und die Erinnerungen stehen unter Status und Erinnerungen.

Schritt für Schritt: Eine Meldung abschließen

Löschen, Export, Pause

„Löschen“

Über die Tabellenzeile nehmen Sie eine Meldung von der Website. Sie finden sie über den Filter „Herausmoderiert“ mit dem Wert „Herausmoderiert“ wieder. Löschen dürfen nur Administratoren, Mängel-Administratoren und Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“.

Exportieren

„CSV herunterladen“ und „GeoJSON herunterladen“ exportieren die Meldungen der aktuellen Filterauswahl. Einzelne Meldungen laden Sie auf der Detailseite über „PDF“ herunter.

Pause

Schalten Sie in der „Konfiguration“ „Einreichung neuer Mängelmeldungen“ aus, wenn vorübergehend keine Meldungen eingehen sollen. Bestehende Meldungen bleiben öffentlich sichtbar.