Eine Mängelmeldung bearbeiten
Ihr Ziel
Sie wollen eine Meldung übernehmen oder weitergeben und ihren Bearbeitungsstand aktuell halten.
Mängelmelder öffnen
Das brauchen Sie
- Sie sind im Mängelmelder als Sachbearbeiter eingetragen.
So geht’s
- Suchen Sie auf „Home“ die Meldung in der Tabelle und öffnen Sie sie über ihren Titel.
- Auf der Detailseite im Reiter „Verwalten“ steht der Abschnitt „Verwaltung“.
- Wählen Sie unter „Sachbearbeiter“ sich selbst, eine andere Person oder eine Gruppe und klicken Sie auf „Speichern“.
- Wählen Sie unter „Status“ den neuen Bearbeitungsstand und klicken Sie auf „Speichern“.
- Halten Sie Rückfragen und Absprachen unter „Interne Notizen“ fest.
- Müssen Sie Titel, Beschreibung, Kategorie oder Standort korrigieren, klicken Sie oben auf „Bearbeiten“.
Die Entscheidungen
- Wem geben Sie die Meldung?
- Einer Person oder einer Sachbearbeitergruppe. Bei einer Person erhält sie eine E-Mail. Bei einer Gruppe erhalten die Mitglieder je eine E-Mail und die „Standard-E-Mail“ der Gruppe eine weitere.
- Welcher Status?
- Jeder Statuswechsel schickt der meldenden Person eine E-Mail, mit dem „E-Mail-Benachrichtigungstext“ des neuen Status. Ein Status mit „Archivieren“ schließt die Meldung ab. Eine Meldung abschließen
- Wen holen Sie dazu?
- Mit „Beobachten“ erhalten Sie selbst E-Mails zu jeder Änderung. Mit „Teilen“ holen Sie Kolleginnen und Kollegen dazu. Eine Meldung teilen und beobachten
Stolpersteine
„Status“ und „Sachbearbeiter“ haben je einen eigenen Knopf „Speichern“. Speichern Sie jedes Feld einzeln.
Ist „Pflicht-Zuweisung an Sachbearbeiter“ eingeschaltet, ändern Sie nur Meldungen, die Ihnen oder Ihrer Gruppe zugewiesen sind. Geben Sie eine Meldung ab, können Sie sie danach nicht mehr ändern. Mit „Beobachten“ behalten Sie sie im Blick.
Bei Meldungen, die Sie nur lesen dürfen, erscheinen „Status“ und „Sachbearbeiter“ als Text. Interne Notizen schreiben und die Meldung teilen können Sie dort trotzdem.
Ist „Nur Sachbearbeitergruppen bei Zuweisung“ eingeschaltet, stehen unter „Sachbearbeiter“ nur Gruppen zur Auswahl. Hat die Gruppe eine „Standard-E-Mail“, geht die E-Mail dann nur an diese Adresse.
„Bearbeiten“ ändert die Zuständigkeit nicht, auch wenn Sie die Kategorie wechseln. Weisen Sie die Meldung danach bei Bedarf unter „Sachbearbeiter“ neu zu.
Die „Freigabe“ einer Meldung schalten nur Administratoren, Mängel-Administratoren und Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“.