Eine Meldung teilen und beobachten
Ihr Ziel
Sie wollen über Änderungen an einer Meldung informiert bleiben oder Kolleginnen und Kollegen dazuholen, ohne die Zuständigkeit abzugeben.
Mängelmelder öffnen
Das brauchen Sie
- Sie sind im Mängelmelder als Sachbearbeiter eingetragen und dürfen die Meldung lesen.
So geht’s
- Öffnen Sie die Meldung.
- Klicken Sie oben auf „Beobachten“, um selbst E-Mails zu jeder Änderung zu erhalten. Ein zweiter Klick schaltet das wieder aus.
- Klicken Sie auf „Teilen“, um andere dazuzuholen. Es öffnet sich „Anliegen teilen“.
- Haken Sie unter „Sachbearbeitergruppen“ oder „Sachbearbeitende“ die Empfänger an.
- Klicken Sie auf „Teilen“. Die Empfänger erhalten eine E-Mail und beobachten die Meldung ab jetzt.
Die Entscheidungen
- Beobachten oder zuweisen?
- Beobachten informiert nur, die Zuständigkeit bleibt, wo sie ist. Soll jemand die Meldung bearbeiten, weisen Sie sie unter „Sachbearbeiter“ zu.
- Wozu teilen?
- Wer eine Meldung beobachtet, darf sie auch lesen und interne Notizen schreiben, selbst wenn sie ihm sonst verborgen wäre. So holen Sie etwa ein anderes Amt für eine Rückfrage dazu.
Stolpersteine
Teilen Sie mit einer Gruppe, beobachtet jedes einzelne Mitglied die Meldung. Die „Standard-E-Mail“ der Gruppe erhält keine Nachricht.
Beobachtende erhalten E-Mails bei neuer Zuweisung, neuem Status, geänderter offizieller Antwort und neuer interner Notiz. Eigene Änderungen melden die E-Mails Ihnen nicht.
In der Teilen-E-Mail steht ein Link, mit dem Empfänger die Benachrichtigungen abbestellen. Ist die Meldung ihnen sonst verborgen, verlieren sie damit auch den Zugriff.
Die Glocke in der Spalte „Beobachtung“ auf „Home“ schaltet das Beobachten ebenfalls ein und aus.