Kategorien und Zuständigkeit
Kategorien ordnen Meldungen nach Thema, Gebiete nach Ort. Beide bestimmen, wem eine neue Meldung automatisch zugewiesen wird.
Die Menüpunkte „Kategorien“ und „Gebiete“ sehen Administratoren, Mängel-Administratoren und Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“. Schritt für Schritt: Kategorien und Unterkategorien anlegen und Zuständigkeiten nach Thema und Ort festlegen
Wer wird automatisch zuständig?
Beim Speichern einer neuen Meldung sucht die Plattform eine Zuständigkeit in dieser Reihenfolge:
- Das Gebiet, in dem der Standort auf der Karte liegt.
- Die Unterkategorie.
- Die Kategorie.
Die erste Stelle mit einem Eintrag gewinnt. Ist nirgends etwas eingetragen, bleibt die Meldung ohne Sachbearbeiter.
Die automatische Zuweisung gilt nur beim Anlegen. Ändern Sie später Kategorie oder Standort, bleibt die Zuständigkeit, wie sie ist.
„Kategorien“
Die Tabelle zeigt „Name“, „Farbe“, „Symbol“, „Standard-Sachbearbeiter“, die Zahl der „Unterkategorien“ und den „Popup“-Text. Die Reihenfolge ändern Sie per Drag & Drop, sie gilt für die Auswahl im Meldeformular.
- „Name“
- Die Auswahlmöglichkeit im Meldeformular, zum Beispiel „Straßenschäden“ oder „Beleuchtung“.
- „Farbe“, „Symbol“
- Kennzeichnen die Kategorie in Listen und auf der Karte.
- „Standard-Sachbearbeiter“
- Eine Sachbearbeitergruppe oder eine Person, der neue Meldungen dieser Kategorie zugewiesen werden.
- „Popup“
- Ein Hinweis, den Bürgerinnen und Bürger sehen, sobald sie die Kategorie wählen. Er eignet sich etwa für andere Meldewege oder besondere Zuständigkeiten.
- „Abgrenzungshinweis für die KI-Kategorisierung“, „Rückfallkategorie der KI-Kategorisierung“
- Wirken nur mit eingeschalteter KI-Kategorisierung. Mehr dazu unter KI im Mängelmelder.
Unterkategorien
Über „Unterkategorien verwalten“ in der Zeile einer Kategorie gliedern Sie sie feiner, zum Beispiel „Schlaglöcher“ unter „Straßenschäden“. Mit „Neue Unterkategorie“ legen Sie eine an.
- „Bezeichnung“
- Der Name im Meldeformular.
- „Standard-Zuständigkeit“
- Hat Vorrang vor der Zuständigkeit der Kategorie. Ohne Eintrag gilt die der Kategorie.
- „Abgrenzungshinweis für die KI-Kategorisierung“
- Grenzt die Unterkategorie gegen die anderen derselben Kategorie ab.
Auch Unterkategorien ordnen Sie per Drag & Drop.
„Gebiete“
Die Gebiete stammen aus den registrierten Adressen der Plattform. Sie legen sie hier nicht an, sondern geben jedem Gebiet über „Bearbeiten“ einen „Standard-Sachbearbeiter“, eine Person oder eine Gruppe.
Ein Gebiet greift nur, wenn die Meldung einen Standort hat und dieser Standort in der Kartenfläche des Gebiets liegt. Die Zuständigkeit des Gebiets geht allen anderen vor.
Gut zu wissen
- Ist „Nur Sachbearbeitergruppen bei Zuweisung“ eingeschaltet, bieten alle Zuständigkeitsfelder nur Gruppen an. Eine schon eingetragene Person bleibt in der Liste, damit sie beim nächsten Speichern nicht verloren geht.
- Die Zuweisung an eine Gruppe oder Person löst E-Mails aus. Wer sie erhält, steht unter Team und Gruppen.
Kategorien und Unterkategorien, denen noch Meldungen zugeordnet sind, lassen sich nicht löschen. Löschen Sie eine Kategorie, verschwinden ihre Unterkategorien mit.