Status und Erinnerungen einstellen
Ihr Ziel
Sie wollen die Bearbeitungsstände festlegen, die Meldenden bei jedem Wechsel informieren und liegengebliebene Meldungen anmahnen lassen.
„Status“ öffnen
Das brauchen Sie
- Sie sind Administrator, Mängel-Administrator oder Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“.
So geht’s
- Öffnen Sie im Mängelmelder „Status“ und klicken Sie auf „Neuer Status“.
- Geben Sie „Titel“ und „Erläuterung“ ein und wählen Sie „Farbe“ und „Symbol“.
- Tragen Sie unter „Erinnerung (Tage)“ eine Frist ein oder lassen Sie das Feld leer.
- Haken Sie „Archivieren“ an, wenn es ein Endstatus wie „Erledigt“ ist.
- Schreiben Sie den „E-Mail-Benachrichtigungstext“, den die meldende Person beim Wechsel in diesen Status erhält. Speichern Sie.
- Bringen Sie die Status per Drag & Drop in Reihenfolge. Der oberste ist der Eingangsstatus jeder neuen Meldung.
Die Entscheidungen
- Welche Status?
- Mindestens einen Eingangsstatus oben, einen oder mehrere Zwischenstände und einen Endstatus mit „Archivieren“. Den Titel sehen Bürgerinnen und Bürger.
- Welche Erinnerungsfrist?
- Zum Beispiel 5 für einen Zwischenstand: Fünf Tage nach Zuweisung oder Statuswechsel erinnert die Plattform die Zuständigen, solange es keine offizielle Antwort gibt. Bei Endstatus gibt es keine Erinnerung.
- Was steht im Benachrichtigungstext?
- Was der neue Stand für die Person bedeutet, zum Beispiel „Wir haben Ihre Meldung an den Bauhof weitergegeben.“
Stolpersteine
Der Wert 0 unter „Erinnerung (Tage)“ schaltet die Erinnerung nicht ab. Meldungen gelten dann schon am Tag der Zuweisung als überfällig und stehen ab dem nächsten Morgen in der Übersicht für „Alle verwalten“. Soll es keine Erinnerung geben, lassen Sie das Feld leer.
Jeder Statuswechsel schickt der meldenden Person eine E-Mail, auch ohne „E-Mail-Benachrichtigungstext“. Ein leeres Feld verhindert die E-Mail nicht.
Meldungen in einem Status mit „Archivieren“ werden sieben Tage nach dem Wechsel archiviert. Die Kennzahl „Geschlossen“ auf „Home“ zählt sie.
Status, denen noch Meldungen zugeordnet sind, lassen sich nicht löschen. Der oberste Status ist auch der, den die „Statistiken“ als „Offen“ zählen.