Sachbearbeiter und Gruppen anlegen
Ihr Ziel
Sie wollen festlegen, wer Mängelmeldungen bearbeitet, und die Personen zu Ämtern oder Teams zusammenfassen.
„Team“ öffnen
Das brauchen Sie
- Die Personen haben ein Benutzerkonto auf der Plattform.
- Sie sind Administrator, Mängel-Administrator oder Sachbearbeiter mit „Alle verwalten“.
So geht’s
- Öffnen Sie im Mängelmelder „Team“.
- Geben Sie unter „Nutzer suchen“ die vollständige E-Mail-Adresse der Person ein und klicken Sie im Treffer auf „Hinzufügen“.
- Schalten Sie bei Bedarf „Alle verwalten“ ein.
- Öffnen Sie „Sachbearbeitergruppen“ und klicken Sie auf „Neue Sachbearbeitergruppe“.
- Geben Sie einen „Name“ und eine „Standard-E-Mail“ ein und haken Sie unter „Sachbearbeiter“ die Mitglieder an.
- Speichern Sie die Gruppe. Danach legen Sie die Zuständigkeiten fest.
Die Entscheidungen
- Person oder Gruppe?
- Eine Meldung für eine Gruppe dürfen alle Mitglieder bearbeiten, und die E-Mail geht an alle. Wechselt eine Person, ändern Sie nur die Mitglieder, nicht jede Zuständigkeit.
- Wer bekommt „Alle verwalten“?
- Wer im Mängelmelder den Überblick behält. Diese Personen sehen alle Meldungen, legen Kategorien, Status und Team an und erhalten täglich die Übersicht überfälliger Meldungen.
- Welche „Standard-E-Mail“?
- Am besten eine Funktionsadresse wie tiefbau@stadt.de, damit die Nachrichten unabhängig von einzelnen Personen ankommen.
Stolpersteine
Die Suche findet nur die vollständige E-Mail-Adresse eines bestehenden Kontos. Nutzernamen oder Teile der Adresse findet sie nicht, eine Einladung per E-Mail gibt es hier nicht.
In eine Gruppe nehmen Sie nur Personen auf, die schon unter „Team“ stehen. Legen Sie deshalb zuerst die Sachbearbeiter an, dann die Gruppen.
Ist „Nur Sachbearbeitergruppen bei Zuweisung“ eingeschaltet und hat die Gruppe eine „Standard-E-Mail“, geht die E-Mail zur Zuweisung nur an diese Adresse, nicht an die Mitglieder.
Mängel-Administratoren legen Sie hier nicht an. Die Rolle wird vom Administrator vergeben.