Ein Formular einrichten

So geht’s

1. Öffnen Sie im Projekt „Beteiligungsphasen“ und klicken Sie auf „Neue Phase erstellen“.
2. Wählen Sie unter „Beteiligungsmodul“ „Formular“ und klicken Sie auf „Phase erstellen“. Das Formular wird automatisch mit angelegt.
3. Stellen Sie „Laufzeit“ und „Beteiligungsbeschränkung“ ein.
4. Klicken Sie im Reiter „Formularfelder“ auf „Neues Feld erstellen“, tragen Sie die „Feldbezeichnung“ ein, wählen Sie den „Feldtyp“ und speichern Sie mit „Erstellen“.
5. Ziehen Sie die Felder am Griff links in die gewünschte Reihenfolge. So erscheinen sie auch im Formular.
6. Prüfen Sie das Formular mit „Nutzeransicht“.

Die Entscheidungen

Welcher Feldtyp?

„Textfeld“, „Textbereich“, „E-Mail“, „Datum“, „Dropdown“, „Bild“ oder „Dokument“. „Beschreibung“ ist kein Eingabefeld, sondern gliedert das Formular mit Zwischenüberschrift und Text.

Muss das Feld ausgefüllt werden?

Mit „Pflichtfeld“ lässt sich das Formular erst absenden, wenn das Feld ausgefüllt ist.

Wer darf ausfüllen?

Reiter „Beteiligungsbeschränkung“: „Gäste (keine Registrierung erforderlich)“, „Registrierte Nutzer“ oder „Verifizierte Nutzer“, zusätzlich nach Gebiet und Alter.

Wie oft pro Person?

Reiter „Funktionen“, „Maximale Anzahl an Einsendungen pro Nutzer“. Voreingestellt ist 1.

Bis wann?

Reiter „Laufzeit“. „Ende der 1. Phase“ setzt einen zusätzlichen Stichtag: An diesem Tag geht es noch, ab dem Folgetag nicht mehr.

Eine Bestätigung an die Einsendenden?

Bei einem Feld vom Typ „E-Mail“ schalten Sie „Bestätigungsmail senden“ ein, mit eigenem Betreff und Text. Die E-Mail „Bestätigung nach Formulareinsendung“ im Reiter „System-E-Mails“ geht dagegen an die Adresse im Konto.

Angaben erst später abfragen?

Felder mit „Follow-up Feld“ erscheinen nicht im Formular. Sie fragen sie später über eine Follow-up E-Mail ab.

Während der Phase

1. Im Reiter „Einsendungen“ sehen Sie alle eingegangenen Formulare, jedes Feld in einer eigenen Spalte.
2. Mit „CSV herunterladen“ exportieren Sie alle Einsendungen. Bilder und Dokumente stehen darin als Links.
3. Für Nachfragen legen Sie im Reiter „Follow-up E-Mails“ mit „Neue Follow-up E-Mail“ einen Entwurf an und wählen die Empfänger.
4. Schalten Sie „Follow-up Button anzeigen“ ein. Über den Button „Zum Formular“ füllen die Empfänger die Follow-up Felder aus, ohne sich anzumelden.
5. Verschicken Sie den Entwurf in der Liste mit „E-Mails versenden“.

Stolpersteine

Den „Feldtyp“ können Sie nach dem Erstellen nicht mehr ändern. Löschen Sie ein Feld, verschwinden die Antworten darauf aus „Einsendungen“ und aus der CSV-Datei.

Follow-up E-Mails gehen an die Adresse aus dem E-Mail-Feld mit „Bestätigungsmail senden“. Fehlt ein solches Feld, bekommt niemand die E-Mail.

Haben mehrere E-Mail-Felder „Bestätigungsmail senden“ eingeschaltet, gilt nur das erste. Eine versendete Follow-up E-Mail lässt sich nicht mehr bearbeiten, nur noch löschen.

Zum Nachlesen

• Formulare: alle Einstellungen
• Die Reiter einer Phase